2016.08.31

思考も整う「ファイリングシステム」導入

水口智恵美
水口智恵美
お父様から社長を引き継がれ、超ご多忙な日々を過ごしていらっしゃる
K女将社長にご縁を頂き、社長室の書類整理をご依頼頂きました。

会社の30周年記念事業と、所属なさっている塾の30周年事業を
ダブルで運営されながら、とてつもなくお忙しい中で
ファイリングシステム導入を決意されました。

貴重なお時間を集中的に取り組まれ、物理的な整理から
思考的整理の効果を感じて頂き始めています。
ちぃ
フォルダも随分整ってきましたね。
K女将社長
資料の入れ替えもし易くなってきたし
散らばっていたもの(資料)が、段々集約されていくと同時に
頭の中が整理されて行く感じが、凄く実感できます。

 

ちぃ
フォルダ自体は、ある程度作って頂いていましたが、
それぞれの統廃合ができてきている感じですかね。

 

K女将社長
そうそう。

始めは、資料(書類)を仕分けするために、
何となくの大きなカテゴリーで、ポイポイ入れていたので、
スッキリ感が余り無かったんですね。

それが、一つずつ段々整理されていく毎に、
大まかに入れていたフォルダを
「これはこのテーマでまとめよう」というのが
明確に見えてきたんです。
まとまり(カテゴリー)が、
一つずつ増えていくな!という感じがしています。

それによって、
頭の中もよりスッキリしていくのを感じています。

 

ちぃ
なるほど。

つまり、やりたい事と実際にやっている事(ファイリング)が、
しっかりと見えていらした!という感じですね。

 

K女将社長
そうなんです。
一致してきた!!という感じです。

ちぃ
ファイリングに取組んでいらして、
今までの資料保管と比べて、どんな印象でしょう。

 

K女将社長
(書類が整理されていくことで)見える化していくので、
頭の中にあるモノを全て吐き出せる!そんな感じです。

「あの件どうだったっけ・・・?!」と
自分の頭の中で考えなくでも、
そのファイルを見にいけば良いので、
悩む時間も無くなり、
仕事に関して凄い効率化に繋がっています。


ちぃ
今までは、殆どクリアファイルに
保管されていらしたものを、
今回の新しいシステム導入で
個別フォルダに保管して頂いていますね。

K女将社長
はい。
今までは見える化していなかったので、
自分の頭の中の
記憶頼りだったところがあるんですよね。

ちぃ
それは、どういう事ですか?!

K女将社長
例えば、一つの案件に対して、
「あれもあったし、これもあったし、、、」と、
記憶をたどっていくという形でした。

今はそんな事しなくても、
フォルダを見にいけば頭の中のモノが
全てアウトプットされた状態でフォルダの中にあるので、
余計な思考に時間を使わなくて済むようになっています。

担当者より
水口智恵美
水口智恵美
書類整理(ファイリングシステム)の導入を段階的に進んで頂く中
皆さんが必ず「なるほど‼!そういう事ね」と、”腑に落ちた状況”を
声に出される瞬間があります。

そうなんです。導入の始めは何となくのやらされ感(笑)も多少
感じられるのも正直な感想ですが、「なるほど‼!そういう事ね」
とお声に出される瞬間が、たまらなく幸せな私です(*^_^*)
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